Datenschutzerklärung

 

Stand: 10. Oktober 2026

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1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Herrmann Immobilien
Inhaber: Kai-Uwe Herrmann
Im Geiersching 5a
76863 Herxheim-Hayna
Deutschland
Telefon: 07276 919360
E-Mail: service@heimmo.de

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2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie wir personenbezogene Daten bei der Nutzung unserer Website, bei der Kontaktaufnahme und im Rahmen unserer Tätigkeit als Immobilienmakler verarbeiten. Sie gilt insbesondere für Eigentümer, Verkäufer, Vermieter, Kauf- und Mietinteressenten, Käufer, Mieter, Geschäftspartner sowie Besucher unserer Website.

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten solche Daten nach der DSGVO, dem BDSG, dem TDDDG und den jeweils einschlägigen handels-, steuer- und geldwäscherechtlichen Vorschriften.

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3. Datenkategorien

Je nach Anlass verarbeiten wir insbesondere:

• Stammdaten, etwa Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort und Staatsangehörigkeit;

• Kontaktdaten, etwa Telefonnummer, Mobilfunknummer und E-Mail-Adresse;

• Kommunikationsdaten, etwa E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Formularnachrichten und Telefonnotizen;

• Objekt- und Auftragsdaten, etwa Objektanschrift, Eigentumsverhältnisse, Grundbuch- und Flurstücksdaten, Grundrisse, Objektfotos, Ausstattungsmerkmale, Preisvorstellungen und Vertragsunterlagen;

• Interessenten- und Suchdaten, etwa gewünschte Lage, Objektart, Größe, Budget, Besichtigungs- und Terminwünsche;

• Bewerbungs-, Bonitäts- und Finanzierungsdaten, etwa Selbstauskünfte, Einkommensnachweise, Bonitätsauskünfte, Finanzierungsrahmen und Finanzierungsbestätigungen;

• Identifizierungsdaten, soweit gesetzlich erforderlich, etwa Ausweisart, Ausweisnummer, ausstellende Behörde und Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten;

• Vertrags-, Abrechnungs- und Nachweisdaten;

• technische Website- und Nutzungsdaten, etwa IP-Adresse, Geräte-, Browser- und Betriebssysteminformationen, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Inhalte, Referrer-URL und Cookie- beziehungsweise Einwilligungsinformationen.

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4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Bereitstellung und Sicherung unserer Website, zur Beantwortung von Anfragen, zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung, zur Durchführung von Besichtigungen, zur Vermittlung und Vermarktung von Immobilien, zur Prüfung geeigneter Vertragspartner, zur Kommunikation mit Beteiligten, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Die Verarbeitung beruht je nach Vorgang auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich ist;

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn wir einer gesetzlichen Verpflichtung unterliegen;

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen; unsere Interessen liegen insbesondere in einer sachgerechten Kommunikation, einer effizienten Immobilienvermittlung, der IT-Sicherheit, der Missbrauchsprävention sowie der Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen;

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn wir für einen bestimmten Zweck eine freiwillige Einwilligung einholen.

Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO teilen wir das konkret verfolgte Interesse bei dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang mit. Art. 13 DSGVO verlangt Angaben zu Zwecken, Rechtsgrundlagen, berechtigten Interessen, Empfängern, Drittlandübermittlungen und Speicherdauer beziehungsweise den Kriterien ihrer Festlegung.

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5. Wix-Website und Hosting

Unsere Website wird über Wix.com Ltd., 5 Yunitsman St., Tel Aviv, Israel, bereitgestellt. Beim Aufruf der Website verarbeitet Wix technische Daten, die für die Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website benötigt werden. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Geräte- und Verbindungsinformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsdaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unseres Internetangebots. Soweit Wix für unbedingt erforderliche Funktionen Informationen im Endgerät speichert oder ausliest, erfolgt dies nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Wix verarbeitet Besucherdaten in unserem Auftrag und stellt hierzu ein Data Processing Agreement bereit. Nach Angaben von Wix können Daten in der Europäischen Union, Israel und – auf Grundlage geeigneter Garantien – in weiteren Staaten verarbeitet werden. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission; für Übermittlungen in andere Staaten verwendet Wix nach eigenen Angaben insbesondere Standardvertragsklauseln.

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6. Wix-Besucherstatistik

Wir nutzen die von Wix bereitgestellte Besucherstatistik, um Reichweite, aufgerufene Seiten, Herkunft der Zugriffe, verwendete Geräte und die allgemeine Nutzung unserer Website auszuwerten. Nach unserer Konfiguration werden IP-Adressen anonymisiert. Die Statistik ist in unserem Wix-Konto bis zu 365 Tage rückwirkend einsehbar.

Soweit hierfür Analyse-Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt die Aktivierung ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wix weist darauf hin, dass seine Zugriffsberichte auf Analyse-Cookies beruhen, denen Websitebesucher zugestimmt haben müssen.

Erteilen Sie keine Einwilligung, bleibt die Website mit ihren unbedingt erforderlichen Funktionen nutzbar; die nicht erforderliche statistische Erfassung unterbleibt.

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7. Cookies und Einwilligungen

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, soweit diese für Sicherheit, Navigation, Formularfunktionen und die Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Websitefunktionen erforderlich sind. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Nicht technisch notwendige Analyse- oder Drittanbieterfunktionen werden erst nach einer aktiven Einwilligung geladen. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig, kann differenziert erteilt und jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

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8. Kontaktformular

Auf unserer Website steht ein über Wix bereitgestelltes Kontaktformular zur Verfügung. Pflichtfelder sind Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht. Ohne diese Angaben kann das Formular nicht versendet und die Anfrage nicht bearbeitet werden. Weitere Angaben werden über das Kontaktformular nicht verpflichtend erhoben.

Die Formulardaten werden in unserer Wix-Websiteverwaltung gespeichert. Zusätzlich erhalten wir eine Benachrichtigung per E-Mail. Soweit die Benachrichtigung oder der Nachrichteninhalt über unser Microsoft-365-Postfach verarbeitet wird, gilt ergänzend Abs. 10.

Die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Maklervertrag, eine konkrete Immobilie oder andere vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. Bei sonstigen Anfragen erfolgt sie nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Beantwortung eingehender Nachrichten.

Eine Zustimmung zur gesamten Datenschutzerklärung ist nicht erforderlich. Die Datenschutzerklärung dient der Information über die Verarbeitung. Eine gesonderte Einwilligung wird nur eingeholt, wenn für einen zusätzlichen Zweck – etwa nicht angeforderte Werbung – tatsächlich eine Einwilligung benötigt wird.

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9. Kontakt per Telefon und E-Mail

Wenn Sie uns telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die dabei mitgeteilten Daten und den Inhalt Ihres Anliegens. Die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, und ansonsten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an einer ordnungsgemäßen Bearbeitung von Anfragen.

Bitte senden Sie Ausweiskopien, Einkommensnachweise, Selbstauskünfte, Bonitätsunterlagen oder Finanzierungsdokumente nur, wenn wir diese im konkreten Vorgang benötigen. Für besonders vertrauliche Unterlagen sollte ein zuvor abgestimmter, angemessen geschützter Übermittlungsweg verwendet werden.

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10. Microsoft 365 und Outlook

Für E-Mail, Kontakte und Kalender nutzen wir Microsoft 365/Exchange Online. Die E-Mails werden zusätzlich mit Microsoft Outlook auf einem lokalen Geschäftsrechner bearbeitet. Dabei können Absender- und Empfängerdaten, E-Mail-Inhalte, Anhänge, Kontaktinformationen, Kalenderdaten und technische Metadaten verarbeitet werden.

Dienstleister ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft verarbeitet Daten nach seinen Produktbedingungen und dem Data Protection Addendum. Microsoft beschreibt für erfasste Microsoft-365-Dienste eine EU-Datengrenze; in begrenzten Fällen können dennoch Übermittlungen außerhalb dieser Grenze stattfinden. Unser Microsoft-365-Mandant ist für die EU-Datengrenze konfiguriert; außerdem sind angemessene Aufbewahrungsrichtlinien und die Mehrfaktor-Authentifizierung eingerichtet.

Rechtsgrundlagen sind je nach Kommunikation Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und effizienten geschäftlichen Kommunikation sowie Dokumentation. Soweit Microsoft Daten in Drittländern verarbeitet, erfolgt dies nach den im Microsoft Data Protection Addendum beschriebenen Garantien.

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11. WhatsApp Business

Wir bieten eine Kontaktaufnahme über die WhatsApp Business App an. Anbieter in der Europäischen Region ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere Ihre Mobilfunknummer, Ihren Profilnamen, Ihr Profilbild – soweit freigegeben –, Nachrichteninhalte, Anhänge sowie Kommunikations- und Zeitdaten.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Alternativ können Sie uns per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular erreichen. Die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Nachricht einen Vertrag oder eine konkrete vorvertragliche Maßnahme betrifft; ansonsten beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unserem Interesse an der Bearbeitung des von Ihnen gewählten Kommunikationswegs. Wir versenden über WhatsApp keine unaufgeforderten Werbenachrichten.

Die WhatsApp Business App synchronisiert Kontakte mit dem geschäftlich verwendeten Smartphone. Dabei kann WhatsApp Telefonnummern aus dem Geräteadressbuch verarbeiten, um festzustellen, ob Kontakte über WhatsApp erreichbar sind. Nach den WhatsApp-Bedingungen sind wir für die Rechtmäßigkeit der Kundendaten verantwortlich; WhatsApp verlangt die erforderlichen Hinweise, Rechte und Rechtsgrundlagen für die Bereitstellung von Kontaktdaten. Wir dürfen deshalb nur solche Kontakte synchronisieren, für die eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, und trennen geschäftliche von privaten Kontakten. Für WhatsApp Business sind keine Cloud-Backups über Google Drive oder Apple iCloud aktiviert.

WhatsApp verarbeitet außerdem Kommunikationsmetadaten und handelt bei bestimmten Business-App-Verarbeitungen teils als Auftragsverarbeiter und teils als eigener Verantwortlicher. WhatsApp Ireland Limited ist für eigene Verarbeitungen der Business App Verantwortlicher. Daten können an Unternehmen der Meta-Gruppe sowie in Staaten außerhalb des EWR übermittelt werden. Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend können weitere Garantien zur Anwendung kommen.

Vertrauliche Finanzierungs-, Bonitäts- und Identitätsunterlagen sollten über WhatsApp nur nach vorheriger Abstimmung und nur dann übermittelt werden, wenn dies im konkreten Vorgang erforderlich ist. Cloud-Backups für WhatsApp Business sind deaktiviert. Nachrichten und Medien werden nur im Rahmen der festgelegten betrieblichen Speicher- und Löschfristen auf dem geschäftlich verwendeten Smartphone beziehungsweise in den aktiv genutzten Geschäftssystemen vorgehalten.

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12. Google Maps

Auf den einzelnen Objektseiten binden wir interaktive Karten von Google Maps ein. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Die Karte wird erst geladen, nachdem Sie in die Aktivierung von Google Maps eingewilligt haben. Beim Laden können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Referrer-URL, Zeitpunkt des Aufrufs, Interaktionen mit der Karte sowie Standort- und Kartendaten an Google übermittelt werden. Google Maps nennt unter anderem IP-Adressen, Suchbegriffe und Koordinaten als verarbeitete Daten.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ohne Einwilligung wird die Karte nicht geladen; die Objektinformationen bleiben im Übrigen verfügbar.

Google kann Daten auch in den USA und anderen Drittländern verarbeiten. Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und verweist zusätzlich auf Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.

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13. YouTube

Auf unserer Website sind Videos von YouTube eingebettet, insbesondere zur Präsentation von Immobilien. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

YouTube wird erst geladen, nachdem Sie eingewilligt haben. Erst dann wird eine Verbindung zu Google- beziehungsweise YouTube-Servern hergestellt. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, Referrer-URL, aufgerufene Seite, Interaktionen mit dem Player, Cookie- und Kennungsdaten sowie Angaben zu Ihrem Google-Konto verarbeitet werden, wenn Sie dort angemeldet sind. YouTube setzt beim eingebetteten Player Cookies und andere Kennungen unter anderem für Sicherheit, Funktion, Analyse und Personalisierung ein.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden. Ohne Einwilligung wird lediglich ein Platzhalter angezeigt.

Wir verwenden derzeit nicht den erweiterten Datenschutzmodus über die Domain youtube-nocookie.com. Deshalb ist besonders wichtig, dass der YouTube-Player technisch vollständig gesperrt bleibt, bis Sie aktiv eingewilligt haben. Auch der erweiterte Datenschutzmodus würde eine Einwilligungslösung nicht vollständig ersetzen, weil beim Abspielen weiterhin Daten verarbeitet werden können.

Für eigene Objektvideos und unseren YouTube-Auftritt verarbeiten wir Objektangaben, Bild- und Videomaterial sowie gegebenenfalls Interaktionen und Nachrichten von Nutzern. Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen des Vermarktungsauftrags. Soweit Personen, persönliche Gegenstände oder andere personenbezogene Bezüge erkennbar sind, erfolgt eine Veröffentlichung nur bei zusätzlicher rechtlicher Befugnis, insbesondere aufgrund einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zu Drittlandübermittlungen und den Google-Datenschutzhinweisen gilt Abschnitt 12 entsprechend.

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14. Immobilienportale

Wir veröffentlichen Immobilienangebote auf folgenden Plattformen:

• ImmoScout24, betrieben von Immobilien Scout GmbH, Invalidenstraße 65, 10557 Berlin;

• Kleinanzeigen, betrieben von kleinanzeigen.de GmbH, Dernburgstraße 50, 14057 Berlin;

• immobilien.de, betrieben von immobilien.de GmbH, Fasanenweg 22, 82538 Geretsried.

Die Plattformen verarbeiten Daten bei der Nutzung ihrer Angebote grundsätzlich in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Die jeweiligen Datenschutzhinweise gelten ergänzend. Die Anbieter und Verantwortlichen werden in den aktuellen Datenschutzhinweisen der drei Plattformen entsprechend ausgewiesen.

Wenn Sie uns über eine dieser Plattformen kontaktieren, erhalten wir die von der Plattform übermittelten Angaben, insbesondere Name, Kontaktdaten, Plattformkennung, Objektbezug und Nachrichteninhalt. immobilien.de weist beispielsweise darauf hin, dass Anfragen an den jeweiligen Anbieter weitergeleitet werden und dieser anschließend für die weitere Bearbeitung verantwortlich ist.

Wir verarbeiten diese Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage, zur Organisation von Besichtigungen und zur Anbahnung oder Durchführung der Immobilienvermittlung. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei allgemeinen Nachrichten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir übermitteln an die Plattformen Objekt-, Anbieter- und Kontaktdaten, soweit dies für die Veröffentlichung des jeweiligen Inserats erforderlich ist.

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15. WhatsApp-Business-Katalog

Wir nutzen den Katalog der WhatsApp Business App, um Immobilien mit Objektangaben, Bildern und gegebenenfalls Verweisen auf weitere Informationen darzustellen. Die Verarbeitung objektbezogener Inhalte erfolgt zur Durchführung des jeweiligen Vermarktungsauftrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und ergänzend aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer übersichtlichen Objektpräsentation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Personenbezogene Inhalte, erkennbare Personen, Namensschilder, Kennzeichen, Dokumente, Familienfotos und sonstige private Gegenstände werden vor einer Veröffentlichung entfernt oder unkenntlich gemacht, soweit keine geeignete Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung besteht. Für die Verarbeitung durch WhatsApp gelten ergänzend die Hinweise in Abschnitt 11.

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16. Maklertätigkeit

Im Rahmen unserer Maklertätigkeit verarbeiten wir Daten von Eigentümern, Verkäufern, Vermietern, Kauf- und Mietinteressenten, Käufern, Mietern sowie weiteren am Vorgang beteiligten Personen. Die Verarbeitung dient insbesondere:

• der Prüfung und Annahme von Vermittlungsaufträgen;

• der Objektaufnahme, Wertermittlung und Erstellung von Exposés;

• der Veröffentlichung und Vermarktung von Kauf- und Mietobjekten;

• der Verwaltung und Beantwortung konkreter Interessentenanfragen;

• der Planung und Durchführung von Besichtigungen;

• der Prüfung der finanziellen Voraussetzungen, soweit erforderlich;

• der Vorbereitung und Begleitung von Miet-, Kauf- und Notarterminen;

• dem Nachweis unserer Maklertätigkeit, der Abrechnung und der Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.

Rechtsgrundlage ist vorrangig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen erfolgen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit Daten zur geordneten Interessentenverwaltung, zur Sicherheit, zur Dokumentation oder zur Rechtsverteidigung erforderlich sind, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine laufende werbliche Suchkundenbetreuung und der Versand nicht konkret angeforderter Objektangebote erfolgen nicht ohne eine hierfür erforderliche Rechtsgrundlage. Die bloße Anfrage zu einem einzelnen Objekt wird nicht automatisch als Einwilligung in dauerhafte Werbung behandelt.

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17. Bonitäts- und Finanzierungsdaten

Bei konkreten Kauf- oder Mietvorgängen können wir Selbstauskünfte, Einkommensnachweise, Bonitätsinformationen, Finanzierungsrahmen, Finanzierungsbestätigungen und vergleichbare Unterlagen verarbeiten. Wir erheben nur die Daten, die in der jeweiligen Phase des Vorgangs für die Prüfung der finanziellen Voraussetzungen erforderlich sind.

Die Daten werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet, soweit sie für vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage des Interessenten erforderlich sind. Soweit wir berechtigte Interessen von Vermietern, Verkäufern oder uns an der Auswahl zahlungsfähiger Vertragspartner berücksichtigen, kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nur nach einer Erforderlichkeits- und Interessenabwägung zur Anwendung.

Wenn Sie solche Unterlagen selbst per E-Mail oder WhatsApp übermitteln, werden sie über die in den Abschnitten 10 und 11 genannten Dienste verarbeitet. Die Wahl dieses Übermittlungswegs bedeutet nicht, dass Unterlagen unbegrenzt gespeichert oder für andere Zwecke verwendet werden dürfen.

Erforderliche Angaben können im notwendigen Umfang an den jeweiligen Vermieter, Verkäufer, eine finanzierende Bank oder einen Finanzierungsvermittler übermittelt werden. Für Bonitätsprüfungen von Mietinteressenten können die dafür erforderlichen Daten an die Eigentümerschutz-Gemeinschaft Haus & Grund Baden – Landesverband Badischer Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer e. V., Lessingstraße 10, 76135 Karlsruhe, übermittelt werden. Haus & Grund Baden stellt seinen Mitgliedern Lösungen zur Bonitätsprüfung und Mieterauswahl bereit. Die Übermittlung erfolgt nur, wenn die Prüfung im konkreten Vermietungsvorgang erforderlich und rechtlich zulässig ist. Rohunterlagen und vollständige Nachweise werden nicht pauschal weitergegeben. Über weitere, im konkreten Prüfverfahren eingesetzte Auskunfteien oder technische Dienstleister wird der Mietinteressent nach Maßgabe der gesetzlichen Informationspflichten unterrichtet.

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18. Geldwäschegesetz

Soweit wir als Immobilienmakler Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz sind, verarbeiten wir Identifizierungs-, Dokumentations- und Transaktionsdaten zur Erfüllung gesetzlicher Sorgfalts-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Vorschriften des GwG.

Hierzu können insbesondere Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Ausweisdaten, Angaben zu vertretungsberechtigten Personen, wirtschaftlich Berechtigten, Geschäftsbeziehungen und Transaktionen gehören. Immobilienmakler müssen die Parteien eines Kaufvorgangs unter den gesetzlichen Voraussetzungen identifizieren; bei Miet- oder Pachtvermittlungen gelten besondere Schwellen und Verdachtsfälle.

Die nach dem GwG erforderlichen Unterlagen werden grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt und spätestens nach zehn Jahren vernichtet, sofern keine andere gesetzliche Vorschrift eine längere Aufbewahrung verlangt.

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19. Objektfotos und Unterlagen

Zur Immobilienvermarktung verarbeiten wir Exposés, Grundrisse, Lagepläne, Grundbuch- und Verwaltungsunterlagen, Bild- und Videomaterial sowie weitere objektbezogene Informationen. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen des Vermarktungsauftrags.

Vor der Veröffentlichung von Innenaufnahmen prüfen wir, ob Personen, Familienfotos, Namen, Dokumente, Fahrzeugkennzeichen, persönliche Gegenstände oder andere personenbezogene Informationen erkennbar sind. Solche Inhalte werden entfernt oder unkenntlich gemacht, sofern keine besondere Veröffentlichungsbefugnis besteht. Bild- und Videoaufnahmen erkennbarer Personen veröffentlichen wir nur auf einer geeigneten Rechtsgrundlage, insbesondere aufgrund einer freiwilligen Einwilligung.

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20. Datenquellen

Wir erhalten personenbezogene Daten überwiegend unmittelbar von den betroffenen Personen. Daneben können Daten – soweit rechtlich zulässig und für einen Vermittlungsvorgang erforderlich – von Eigentümern, Verkäufern, Vermietern, Interessenten, Immobilienportalen, Hausverwaltungen, Notaren, Banken, Finanzierungsvermittlern, Behörden, öffentlichen Registern oder sonstigen am Vorgang beteiligten Stellen stammen.

Bei nicht unmittelbar bei Ihnen erhobenen Daten informieren wir Sie nach Maßgabe von Art. 14 DSGVO über Quelle, Kategorien, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Empfänger, sofern keine gesetzliche Ausnahme eingreift.

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21. Empfänger

Innerhalb von Herrmann Immobilien erhalten ausschließlich die Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Der Zugriff ist derzeit auf zwei berechtigte Personen beschränkt. Eine namentliche Veröffentlichung von Beschäftigten in der Datenschutzerklärung ist nicht erforderlich.

Abhängig vom jeweiligen Vorgang können Daten an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden:

• Wix als Website-, Hosting-, Formular- und Statistikdienstleister;

• Microsoft als Anbieter von Microsoft 365/Exchange Online;

• WhatsApp Ireland und Unternehmen der Meta-Gruppe im Rahmen der WhatsApp-Nutzung;

• Google im Rahmen von Google Maps und YouTube nach Einwilligung;

• ImmoScout24, Kleinanzeigen und immobilien.de;

• Eigentümer, Verkäufer, Vermieter, Käufer oder Mietinteressenten, soweit die Weitergabe für den konkreten Vorgang erforderlich und rechtlich zulässig ist;

• Notare, Hausverwaltungen, Banken, Finanzierungsvermittler und Bonitätsdienstleister;

• Steuerberater, Rechtsberater, IT-Dienstleister und sonstige weisungsgebundene Dienstleister;

• Behörden, Gerichte und andere öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung.

Eine Weitergabe von Interessentendaten an Eigentümer oder Vermieter erfolgt nicht pauschal, sondern nur im erforderlichen Umfang. Besonders vertrauliche Unterlagen werden nur übermittelt, wenn dies für die konkrete Auswahl oder den Vertrag erforderlich und rechtlich zulässig ist.

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22. Drittlandübermittlungen

Einige eingesetzte Anbieter können Daten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Dies betrifft insbesondere Wix, Google, Microsoft und Meta beziehungsweise WhatsApp. Übermittlungen erfolgen – abhängig von Empfänger und Zielstaat – auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, insbesondere für Israel und zertifizierte US-Unternehmen unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework, oder auf Grundlage geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

Soweit für einen Dienst eine Einwilligung erforderlich ist, wird dieser erst nach Einwilligung aktiviert. Weitere Informationen zu den Garantien können unter den oben genannten Kontaktdaten angefordert werden.

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23. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen oder anonymisieren wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden Nachweis- und Rechtsverteidigungsinteressen entgegenstehen.

Es gelten insbesondere folgende Kriterien:

• Wix-Besucherstatistiken sind für uns höchstens 365 Tage rückwirkend einsehbar.

• Allgemeine Kontaktanfragen ohne anschließenden Auftrag löschen wir grundsätzlich spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung.

• Daten zu einer konkreten Objektanfrage ohne anschließenden Vertrag löschen wir grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss oder Beendigung der Vermarktung, sofern sie nicht mehr für Rückfragen oder die Abwehr von Ansprüchen benötigt werden.

• Selbstauskünfte, Einkommens-, Bonitäts- und Finanzierungsunterlagen nicht ausgewählter Interessenten löschen wir grundsätzlich nach Abschluss der Auswahlentscheidung, spätestens nach sechs Monaten, soweit kein Streit, keine Einwilligung zur weiteren Aufbewahrung und keine gesetzliche Pflicht besteht.

• Vertrags-, Provisions- und Maklernachweisdaten speichern wir für die Vertragsdauer und anschließend grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen zivilrechtlichen Verjährungsfrist. Diese beträgt regelmäßig drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis vorliegt.

• Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen bewahren wir abhängig von der Dokumentart sechs, acht oder zehn Jahre auf. Buchungsbelege sind regelmäßig acht Jahre, bestimmte Bücher und Abschlüsse zehn Jahre und sonstige Geschäftsunterlagen regelmäßig sechs Jahre aufzubewahren.

• Geldwäscherechtliche Unterlagen werden nach Abschnitt 18 grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt und spätestens nach zehn Jahren vernichtet.

• Formular-, E-Mail- und WhatsApp-Nachrichten werden entsprechend ihrem Inhalt der jeweils einschlägigen Kategorie zugeordnet und nicht allein wegen des verwendeten Kommunikationswegs länger gespeichert.

• Objektbilder und Katalogeinträge werden nach Abschluss der Vermarktung aus aktiven Veröffentlichungen entfernt. Eine weitere Speicherung erfolgt nur, soweit sie zur Vertragsdokumentation, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Rechtsverteidigung erforderlich ist.

• Einwilligungs- und Widerrufsprotokolle werden so lange gespeichert, wie sie zum Nachweis der Rechtmäßigkeit erforderlich sind.

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24. Bereitstellungspflicht

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teilweise für einen Vertrag, vorvertragliche Maßnahmen oder gesetzliche Pflichten erforderlich. Ohne die notwendigen Angaben können wir eine Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten, eine Identitäts- oder Bonitätsprüfung nicht durchführen oder einen Maklerauftrag nicht ordnungsgemäß abwickeln.

Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, WhatsApp zu nutzen oder in Google Maps, YouTube beziehungsweise die Besucherstatistik einzuwilligen, besteht nicht.

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25. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtlicher Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Bonitäts- und Finanzierungsinformationen werden nicht ausschließlich automatisiert von uns zur endgültigen Auswahl eines Käufers oder Mieters verwendet.

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26. Rechte betroffener Personen

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO;

• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO;

• Löschung nach Art. 17 DSGVO;

• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;

• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;

• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO;

• Widerruf einer Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft;

• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Zur Bearbeitung einer Anfrage dürfen wir erforderlichenfalls zusätzliche Angaben zur Bestätigung Ihrer Identität verlangen. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

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27. Widerspruchsrecht

Wenn wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe Widerspruch einlegen.

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28. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Unternehmenssitz ist insbesondere zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon: 06131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Website: https://www.datenschutz.rlp.de

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29. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Website nutzt eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Zugriffsrechte auf Websiteverwaltung, E-Mail, WhatsApp und Geschäftsunterlagen werden auf die für die Bearbeitung erforderlichen Personen beschränkt. Im Microsoft-365-Mandanten sind die EU-Datengrenze, angemessene Aufbewahrungsrichtlinien und die Mehrfaktor-Authentifizierung eingerichtet. Für WhatsApp Business sind keine Cloud-Backups über Google Drive oder Apple iCloud aktiviert.

Die Übertragung über das Internet kann trotz Schutzmaßnahmen Sicherheitsrisiken aufweisen. Besonders vertrauliche Unterlagen sollten deshalb nur über einen zuvor abgestimmten und angemessen geschützten Weg übermittelt werden.

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30. Datenschutzanfragen

Für Datenschutzanfragen und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Herrmann Immobilien
Kai-Uwe Herrmann
Im Geiersching 5a
76863 Herxheim-Hayna
Telefon: 07276 919360
E-Mail: service@heimmo.de

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31. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen, eingesetzte Dienste oder unsere Verarbeitungsabläufe ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.